Comité van onafhankelijke deskundigen
|
| · Inleiding
· Toerisme · "Med"programma's
· ECHO · Leonardo da
Vinci · Beveiligingsbureau · · Nucleaire Veiligheid · Gevallen Van Favoritisme · Slotopmerkingen · Bijlage · |
6.1. Inleiding
6.2. Het verloop van de gebeurtenissen
6.3. De omstandigheden binnen het beveiligingsbureau
6.4. Beschuldiging met betrekking tot de aanbestedingsprocedure voor een nieuw beveiligingscontract (1997)
6.5. Conclusies
Het Beveiligingsbureau (BdS)(12)
6.1.1. De beveiligingsdienst van de Commissie staat in voor de interne en externe veiligheid van de gebouwen van de Commissie en ook van de personen die daar werken en/of officieel toegang hebben tot deze gebouwen. De dienst zorgt ook voor de beveiligde begeleiding van commissarissen en in bijzondere gevallen van andere personeelsleden van de Commissie wanneer zij op officiële missie zijn en/of op hun weg naar of van de gebouwen van de Commissie.
6.1.2. De dienst werkt onder de directe verantwoordelijkheid van de Commissievoorzitter en wordt geleid door een directeur die rechtstreeks verantwoording aflegt aan de kabinetschef van de Commissievoorzitter.
6.1.3. Aangezien de beveiligingsdienst zich bezighoudt met kwesties van openbare orde in de werkplaatsen van de Commissie in Brussel wordt deze dienst door de Commissie uitbesteed aan beveiligingsdiensten die een vergunning hebben om in België te werken. In de zaak die hier aan de orde is bedroeg de waarde van het contract voor beveiligingsdiensten van 1992 tot 1997 79.554.861 ecu in vastleggingskredieten.
De pers ontdekt het verhaal van Groep 4
6.2.1. Op 18 augustus 1997 verscheen in de Belgische krant De Morgen een artikel waarin scherpe kritiek werd geuit op het beveiligingscontract (bewaking van de gebouwen van de Commissie, enz.) dat was gesloten met de firma IMS Groep 4/Securitas in België voor de periode 1 november 1992 tot 1 november 1997. In de krant werden de volgende beschuldigingen geuit:
6.2.2. Naar aanleiding van het hoger genoemde artikel in de pers startte de Commissie een onderzoek naar de kwestie.
De reactie van de Commissie op de beschuldigingen in de pers
6.2.3. Twee dagen nadat de beschuldigingen in de pers waren verschenen, op 20 augustus 1997, werd overeengekomen tussen de Commissiedienst die voor financiële controle bevoegd is (DG XX), de voor personeel bevoegde dienst (DG IX), het BdS en UCLAF dat UCLAF een onderzoek moest verrichten naar de beschuldigingen. Als uitgangspunt daarvoor kreeg UCLAF een kopie van een door DG XX opgesteld auditverslag inzake het beveiligingscontract met BdS dat op 23 april 1993 was afgerond en op 7 juli 1993 was gepubliceerd. Het BdS had het auditverslag op 14 juli 1993 bevestigd.
De door DG XX verrichte audit van 1993
6.2.4. Het hoger genoemde auditverslag van DG XX inzake het beveiligingsbureau van de Commissie dateerde van 7 juli 1993, d.i. negen maanden nadat het contract inzake beveiligingsdiensten met de IMS/Groep 4 Securitas was gesloten. De bevindingen in dit auditverslag bevatten onder andere de volgende opmerkingen met betrekking tot de beschuldigingen die vier jaar later openbaar zouden worden gemaakt:
Wat het beveiligingscontract zelf betreft staat in het auditverslag verder te lezen:
"1.Wat betreft de uitvoering van het beveiligingscontract voor de Commissie en de latere wijzigingen (zoals opgesomd in Sectie III.B.2) zijn aan de financiële voorwaarden van het contract grondige wijzigingen aangebracht, welke niet waren goedgekeurd door de CCAM.
2. Indien de aanbiedingsvoorwaarden van het contract worden nageleefd, dan zou de door IMS aangerekende prijs de aanbiedingsprijs in ecu's moeten zijn, slechts aangepast aan eventuele officiële indexstijgingen van na oktober 1992.
3. In het geval ervan wordt uitgegaan dat met de wijzigingen in het contract is ingestemd,
6.2.5. De audit stelde zodoende een aantal tekortkomingen aan de kaak op het gebied van financieel beheer en controle en wees er ook op dat het contract substantiële wijzigingen had ondergaan, die niet waren goedgekeurd door de CCAM, hetgeen een ernstige inbreuk is op het Financieel Reglement. Ook al zijn er zeer duidelijke aanwijzingen dat de voorschriften zijn geschonden, toch doet het verslag slechts zeer algemene aanbevelingen en worden geen specifieke conclusies getrokken over wat moet worden gedaan met het beveiligingscontract. De vastgestelde problemen werden op dat moment niet beschouwd als zijnde een aanwijzing van fraude of strafrechtelijke inbreuken.
6.2.6. Het is niet helemaal duidelijk wat er gebeurd is met de follow-up van de audit, - door DG XX, door het beveiligingsbureau of door andere diensten - en er werden in dit verband geen documenten voorgelegd aan het Comité. Volgens het UCLAF-rapport werd de manier van factureren ("organisation de la facturation") gewijzigd om de controle binnen het BdS te verbeteren.
Verdere reacties van de Commissie
6.2.7. In de weken nadat de beschuldigingen in de pers waren verschenen in augustus 1997, had een aantal vergaderingen plaats tussen UCLAF, DG XX, het BdS en de Juridische Dienst, waarin de strategie van het onderzoek, het verzamelen van de documenten en het juridisch kader van het onderzoek werden besproken, alsook de factureringsprocedures van Groep 4 en het BdS. Op deze vergadering ontkende de directeur van het BdS alle beschuldigingen uit het krantenartikel alsook het bestaan van onregelmatigheden in de beveiligingsdienst.
Het UCLAF-onderzoek
6.2.8. In zijn nota nr. 4961 van 28 augustus 1997 stelde UCLAF de secretaris-generaal op de hoogte van het initiële onderzoek inzake Groep 4/Securitas en werd voorgesteld een grondig onderzoek te doen uitvoeren door UCLAF in samenwerking met DG XX. Dit voorstel werd goedgekeurd door de secretaris-generaal, die erop aandrong dat dit onderzoek "onverwijld" van start zou gaan.
6.2.9. Op 19 december 1997 legde UCLAF het voorlopig verslag van het onderzoek voor aan het kabinet van mevrouw Gradin, aan de secretaris-generaal en aan DG XX.
6.2.10. Het verslag vermeldt dat uit het onderzoek is gebleken dat er onregelmatigheden zijn voor wat betreft personeel en het Financieel Reglement en meer bepaald inzake het in dienst nemen van een aanzienlijk aantal personeelsleden via het BdS, of via "tussenpersonen". Dit betekende dat er een onbepaald aantal "fantoomwerknemers" waren; aangezien er geen organigram was van het beveiligingsbureau was het ook moeilijk om precies te weten hoeveel personeelsleden er daadwerkelijk op een bepaald ogenblik werkzaam waren; het BdS gebruikte het beveiligingscontract om haar tekort aan personeelsleden te dekken; ongeveer 65 personen waren ter beschikking van het BdS gedurende periodes, variërend van 1 maand tot 1 jaar; ongeveer 20 personen waren werkzaam op basis van "diverse aanbevelingen", en een beperkt aantal was "ter beschikking" van de Assistent van het beveiligingsbureau. In het algemeen kan worden gesteld dat Groep 4 personeel aanwierf en het salaris bepaalde op basis van telefoontjes met de Assistent.
6.2.11. Wat de beschuldigingen over geknoei met het contract betreft, had de firma tot dan toe de toegang tot documentatie en informatie geweigerd en daardoor kon UCLAF geen conclusies trekken op deze punten.
6.2.12. Na een aantal vergaderingen en uitwisselingen van informatie tussen Groep 4/Securitas, UCLAF en DG XX werd het definitief verslag nr. 1859, d.d. 12 maart 1998, inzake het onderzoek van UCLAF voorgelegd en daarin werd onder meer het volgende gesteld:
6.2.13. Wat betreft het "dubbel personeelssysteem" kunnen de volgende conclusies worden getrokken:
Gevolgen van het UCLAF-rapport en initiatieven van DG XX
6.2.14. Op 13 maart 1998 stuurde commissaris Gradin een nota naar commissaris Liikanen, waarin zij hem mededeelde dat het UCLAF-rapport over Groep 4/Securitas afgerond was en dat in de conclusies van het verslag werd voorgesteld zowel disciplinaire als gerechtelijke procedures op te starten. Zij voegde daaraan toe dat het optreden van het hoofd van het beveiligingsbureau naar haar mening uiterst dubieus was, met name gelet op het feit dat de functie van hoofd van het beveiligingsbureau bijzondere verantwoordelijkheden inhield en absolute integriteit vereiste. Zij vroeg daarom dat in de lijn van de conclusies van UCLAF tuchtprocedures zouden worden ingesteld tegen het hoofd van het beveiligingsbureau en dat de Commissie hem zou schorsen in afwachting van het eindresultaat van het onderzoek. Zij merkte tot slot op dat vastberaden en snel moest worden opgetreden aangezien ook een aantal andere personeelsleden bij de vermeende fraude betrokken waren.
6.2.15. In een nota van 17 maart 1998 van de kabinetschef van commissaris Anita Gradin, wordt verwezen naar de procedures die in gang zijn gezet met betrekking tot het UCLAF-onderzoek en wordt erop gewezen dat het preliminair onderzoek van de contracten van de Commissie is afgerond. Hij merkt voorts op dat de conclusies van het verslag onmiddellijk moeten worden voorgelegd aan de heer Liikanen, de voor personeelszaken bevoegde commissaris, alsook aan de heer Trojan, secretaris-generaal, en aan de kabinetschef van Commissievoorzitter Santer.
Gerechtelijke en disciplinaire procedures worden ingesteld
6.2.16. Na de indiening van het rapport van UCLAF, gaf de secretaris-generaal van de Commissie op 21 april 1998 de opdracht aan de directeur-generaal van DG XIV om een administratief onderzoek te doen uitvoeren. Het verslag inzake dit onderzoek werd voorgelegd op 14 juli 1998.
6.2.17. Bij schrijven van 23 april 1998 deed de secretaris-generaal het UCLAF-rapport toekomen aan het Brusselse parket, met de vraag om een gerechtelijk onderzoek te starten onder verwijzing naar artikel 209A van het Verdrag betreffende de Europese Unie.
Informatie aan het Europees Parlement
6.2.18. In een brief van 12 mei 1998 van mevrouw Diemut R. Theato, voorzitter van de Commissie begrotingscontrole, aan de directeur van UCLAF werd de Commissie onder meer gevraagd of zij voornemens was gerechtelijke procedures in te stellen tegen de verantwoordelijke ambtenaren in het geval van Groep 4 en welke maatregelen de Commissie dacht te nemen indien de Belgische gerechtelijke autoriteiten geen vervolging zouden instellen. Mevrouw Theato vroeg voorts dat de rapporten van UCLAF en DG XX (financiële controle) inzake het Groep 4-contract, welke op 12 maart 1998 waren afgerond, ter beschikking zouden worden gesteld.
6.2.19. In zijn antwoord aan mevrouw Theato, bevestigde het hoofd van UCLAF dat het volledige Groep 4/Securitas-dossier op 23 april 1998 was ingediend bij het parket van Brussel door de secretaris-generaal van de Commissie. Voorts werd haar medegedeeld dat de secretaris-generaal van de Commissie een directeur-generaal de opdracht had gegeven om een administratief onderzoek te openen naar de rol van Commissie-ambtenaren in verband met het contract in kwestie. Tot zijn spijt kon hij echter hoger genoemd dossier niet doorgeven aan het Parlement aangezien het betrekking had op documenten die bestemd waren voor de gerechtelijke autoriteiten in Brussel en op hangende disciplinaire kwesties waarin de persoonlijke vertrouwelijkheid van ambtenaren moest worden beschermd.
Eigen onderzoek van IMS/ Groep 4
6.2.20. Op 18 september 1998 legde IMS/Groep 4 Securitas zijn eigen onderzoeksverslag voor dat was opgesteld door een consultbureau Farleigh Projects International Ltd. genaamd. Dit bureau is gedeeltelijk in het bezit van Groep 4 Securitas en het onderzoek werd uitgevoerd door twee voormalige agenten van Scotland Yard. Het onderzoek spitste zich toe op de beschuldigingen die op 18 augustus 1997 in de pers waren verschenen.
6.2.21. In het verslag wordt toegegeven dat de "definitieve versie" van de contractvoorwaarden tussen Groep 4 en BdS werd vastgelegd op 5 oktober 1992. Dit is een maand nadat de CCAM had geadviseerd om het contract te gunnen aan Groep 4. In het verslag wordt weliswaar opgemerkt dat "de offerte van Groep 4 IMS (zoals herzien) niet het laagste bod was; het BdS had kennelijk besloten dat het contract aan Groep 4 IMS moest worden gegund op basis van andere overwegingen dan de prijs". De algemene conclusie van FPUS Ltd. was dat "de beschuldigingen die in augustus in "De Morgen" waren geuit, samen met de aantijging van corrupte ondernemingspraktijken aan het adres van een voormalig directeur van Groep 4 IMS, ongegrond waren".
6.2.22. Deze conclusie werd gedeeltelijk tegengesproken tijdens een bijeenkomst van de directeur van Groep 4 met vertegenwoordigers van UCLAF voor de publicatie van het verslag op 2 september 1998. Tijdens deze bespreking zei de directeur van Groep 4 dat het onderzoek van Farleigh International zou uitwijzen dat de wijziging van de offerte van Groep 4 waarschijnlijk had plaatsgevonden tussen 1 en 2 september 1992 (d.i. juist voor het openen van de aanbestedingsprocedure).
Verdere initiatieven
6.2.23. Op 11 september 1998 stelden UCLAF-vertegenwoordigers de leiding van Groep 4 Securitas officieel op de hoogte van de conclusies van het UCLAF-onderzoek en van het feit dat zij duidelijke bewijzen hadden dat de door Groep 4 Securitas ingediende offerte gemanipuleerd was. De secretaris- generaal, de heer Trojan, en commissaris Gradin werden door middel van een nota van UCLAF op de hoogte gesteld.
6.2.24. Op 6 november 1998, - zeven maanden nadat het UCLAF-rapport over Groep 4/Securitas was voorgelegd aan het parket van Brussel - vroeg de procureur aan de Commissie om de immuniteit van 8 ambtenaren, waaronder de directeur van het BdS, op te heffen.
Tuchtmaatregelen
6.2.25. Bij besluit van 29 juli 1998, stelde de Commissie een tuchtprocedure in tegen de directeur van het beveiligingsbureau, met betrekking tot het beveiligingscontract dat in oktober 1992 met Groep 4 was gesloten. In het kader van de tuchtprocedure werd de directeur-generaal van de Vertaaldienst van de Commissie aangeduid om de directeur te horen, zoals is vastgelegd in artikel 87 van het Statuut van de ambtenaren.
6.2.26. Op 6 januari 1999 legde de directeur-generaal haar verslag voor over de ondervraging van de directeur van het beveiligingsbureau en de ondervragingen van drie andere ambtenaren van dezelfde dienst tegen wie een tuchtprocedure was ingesteld. De conclusie van dit verslag van 6 januari 1999 luidde dat in het professioneel optreden van de directeur fouten waren geconstateerd welke met tuchtmaatregelen dienden te worden bestraft. Er is nog niets meegedeeld over verdere besluiten.
(onderstaande informatie is in hoofdzaak gebaseerd op interne Commissiedocumenten)
6.3.1. Het hoofd van de beveiligingsdienst van de Commissie werd in 1986 aangesteld ter vervanging van zijn voorganger die met pensioen was gegaan. Hij werd benoemd op verzoek van de kabinetschef van commissievoorzitter Delors.
Twijfels over geschiktheid en bekwaamheid van het personeel
6.3.2. Op aanbeveling van de Directeur veiligheid in België wierf het hoofd van het BdS een oud- kolonel van de Belgische politie aan voor het BdS. Tot deze aanwerving was volgens een interne nota van UCLAF van 5 december 1997 overgegaan om te trachten de betrekkingen tussen de beveiligingsdiensten van de Commissie en de Belgische beveiligingsdiensten te versterken en te verbeteren.
6.3.3. Deze omstandigheden kwamen in de openbaarheid toen mevrouw Dury, lid van het Europees Parlement, tijdens een parlementair onderzoek uitdrukking gaf aan haar verbazing over het feit dat een lid van een extreemrechtse politieke organisatie werkzaam was bij de beveiligingsdiensten van de Commissie.
6.3.4. Bovendien werd de effectiviteit van voornoemde oud-kolonel in twijfel getrokken toen in 1991 (Golf-oorlog) vijf dagen na de invoering van de zogeheten "fase II" (versterkte bescherming van de gebouwen en het personeel van de Commissie) geen speciale maatregelen in verband hiermee waren getroffen. Genoemde persoon werd vervolgens overgeplaatst naar een andere post bij de Commissie.
6.3.5. In 1991 werd de oud-kolonel vervangen door de heer Y. Deze maatregel kon schijnbaar op algemene instemming rekenen en wel in zodanige mate dat de directeur van het BdS de heer Y., met instemming van het kabinet van de voorzitter, benoemde tot assistent (interne nota van UCLAF van 5 december 1997). In deze hoedanigheid was de heer Y. hoofd van de Brusselse "beschermingseenheid" en van de financiële eenheid van het BdS, waardoor hij de volgende bevoegdheden had:
6.3.6. Ter gelegenheid van de Wereldtentoonstelling in Sevilla in 1992 nam de voorzitter van de Commissie zelf waar dat er 10 beveiligingsbeambten van de Commissie aanwezig waren, ook al werd de veiligheid ter plaatse volledig gewaarborgd door Spaanse beveiligingsdiensten. Bovendien werd het gedrag (voeten op tafel, stevig drinken, enz.) van de desbetreffende beveiligingsbeambten onaanvaardbaar geacht.
6.3.7. Toen de directeur van het BdS op de hoogte werd gesteld van deze incidenten "dekte" hij zijn personeel.
6.3.8. Op 8 oktober 1992 ontving de heer N., toenmalig lid van het kabinet van de voorzitter, een lid van het personeelscomité dat melding maakte van dubieuze voorvallen bij het BdS, zoals het verdwijnen van kantoorbenodigdheden en -meubilair.
6.3.9. Toen deze zaken werden gerapporteerd, werd de heer DM. van DG XX verzocht een interne audit bij het BdS uit te voeren.
Houding van het kabinet van de voorzitter
6.3.10. De heer N. van het kabinet van de voorzitter was geheel en al onwetend van het contract inzake beveiligingsdiensten tussen Groep4/Securitas en de Commissie. Hij was niet op de hoogte van de offerteaanvraag noch van de ondertekening van het contract.
6.3.11. De enige informatie die hij had ontvangen, was een bericht van de heer Y. in de vorm van een nota, d.d. september 1992, dat IMS Groep4/Securitas was uitgekozen.
6.3.12. Op 15 oktober 1992 werd de heer N. in het kabinet van de voorzitter opgevolgd door de heer M.
6.3.13. De heer M. had kennelijk een geheel ander oordeel over zowel de beveiligingsdienst (amateurpolitie) als over het hoofd daarvan. Hij heeft nooit vertrouwen gehad in de heer Y., hoewel hij geen aanwijzingen had in verband met enige schending van de regels inzake aanwervingen. Met betrekking tot de interne audit door DG XX verklaarde hij dat hieraan door het kabinet van de voorzitter geen speciale aandacht is besteed en dat dit alleen bevestigde dat het BdS op "catastrofale" wijze was georganiseerd. In het algemeen besteedde hijzelf als lid van het kabinet van de voorzitter geen speciale aandacht aan wat er gebeurde binnen de beveiligingsdienst.
6.3.14. Er bestond een vreemd soort compliciteit binnen het beveiligingssysteem, alsook tussen de beveiligingsdienst en andere kringen bij de Commissie, waardoor er ruimte was voor een soort "regelvrije zone", waarin bestaande wetten en regels werden beschouwd als hinderlijke barrières voor diverse vormen van willekeurig optreden in plaats van als grenzen die in acht moeten worden genomen. Het beveiligingssysteem was kennelijk ondermijnd door een substructuur die werd gekenmerkt door persoonlijke verhoudingen, een systeem van "geven en nemen" en onttrekking aan het algehele stelsel van controle en toezicht. De vraag is hoe een dergelijke substructuur zich heeft kunnen ontwikkelen, heeft kunnen bestaan en de overhand heeft kunnen krijgen in een openbare Europese instelling, zonder dat zij van binnenuit werd ontdekt, maar pas aan het licht kwam nadat een krant de beschuldigingen publiceerde.
6.3.15. In vertrouwelijke nota's van de Commissie werden bepaalde kenmerken van deze subcultuur onthuld, zoals:
6.4.1. Gelijktijdig met bovengenoemde voorvallen in verband met de onthullingen in de pers over het contract dat aan IMS Groep4/Securitas werd gegund, werd er op 6 juni 1997 een andere aanbestedingsprocedure gestart, voor beveiligingsdiensten voor de Commissie vanaf 1 november 1997. Twee bedrijven dienden offertes in: het Belgische bedrijf "Securis", een bedrijf dat reeds in 1992 had deelgenomen aan het vergelijkend onderzoek, en het Duitse bedrijf "SIBA", dat voornemens was een filiaal in België te openen.
De inschrijving en de evaluatie van de offertes
6.4.2. In een vergadering met de Duitse inschrijver op 19 juni 1997 verzekerden ambtenaren van de Commissie dat met het feit dat SIBA nog niet formeel in België was gevestigd (waarvoor een vergunning van de Belgische overheid is vereist) geen rekening zou worden gehouden als selectiecriterium, maar dat een dergelijke vestiging (en vergunning) wel vereist was voordat het contract van kracht zou kunnen worden.
6.4.3. Op 18 juli 1997 behandelde de Raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) van de Commissie de ingediende offertes voor het beveiligingscontract, maar kreeg alleen de offerte van "Securis" te zien. De offerte van SIBA, hoewel naar verluidt 1,5 miljoen ecu per jaar goedkoper dan het aanbod van "Securis", werd niet aan de CCAM voorgelegd omdat, zo werd gezegd, het een "voorwaardelijke" offerte betrof (d.w.z. SIBA zou uitsluitend een verzoek om een vergunning indienen "op voorwaarde" dat het contract aan dit bedrijf zou worden gegund).
6.4.4. SIBA tekende bezwaar aan tegen de kwalificatie "voorwaardelijke offerte" en wees erop dat de eis dat samen met de offerte een vergunning moest worden voorgelegd niet was opgenomen in de oorspronkelijke offerteaanvraag. Hierbij dient te worden aangetekend dat de offerteaanvraag wel de eis van "een specifieke vergunning" van de Belgische overheid bevatte. "Voorwaardelijke offertes", d.w.z. offertes die de verklaring bevatten dat aan een bepaalde eis in een offerteaanvraag zal worden voldaan "op voorwaarde" dat het contract aan de desbetreffende inschrijver wordt gegund, worden normaliter door de Commissie niet aanvaard, teneinde zichzelf te beschermen tegen niet-nakoming van een dergelijke verklaring nadat het contract is ondertekend.
6.4.5. Dezelfde dag stelde SIBA de Commissie ervan op de hoogte dat het bedrijf ernaar streefde om ruim voor de ingangsdatum van het contract met de Commissie op 1 november 1997 en onafhankelijk van het resultaat van de aanbesteding een vergunning voor België te verkrijgen. Op 22 juli 1997 deed SIBA de directeur-generaal van DG XV(15) een brief toekomen met het dringende verzoek een onderzoek in te stellen naar het aanbestedingsproces. Een van de argumenten in de brief was dat de weergave van de feiten niet juist was.
6.4.6. Het contract werd uiteindelijk eind juli 1997 door de directeur van het BdS gesloten met "Securis". De secretaris-generaal noch het hoofd van het kabinet van de voorzitter werd hiervan op de hoogte gesteld. In een brief d.d. 2 oktober 1997 stelde het BdS van de Commissie SIBA ervan in kennis dat zijn offerte niet in aanmerking was genomen.
Reacties van buiten de Commissie
6.4.7. De gebeurtenissen in verband met deze offerteaanvraag geven aanleiding tot nog meer vragen, met name met betrekking tot een vergelijking van de prijzen en de eerbiediging van de voorwaarden die in de offerteaanvraag waren opgenomen. Opgemerkt moet worden dat het Duitse bedrijf beweert dat zijn offerte 1,5 miljoen ecu lager was dan het aanbod van het Belgische bedrijf "Securis" en dat er geen antwoord is gegeven op de vraag waarom de voorwaarde van een vergunning van de Belgische overheid bij de start van de procedure geen probleem heette te zijn, terwijl dit later de beslissende factor voor SIBA's uitsluiting bleek te zijn.
6.4.8. In een brief van 28 oktober 1998 deelde de heer Friedmann, de toenmalige president van de Europese Rekenkamer, SIBA mee dat hij UCLAF had verzocht de kwestie te onderzoeken. Eenzelfde verzoek werd gedaan in een brief van mevrouw Theato, voorzitter van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement, van 12 mei 1998 aan de directeur van UCLAF.
6.4.9. In zijn antwoord van 17 juli 1998 op de brief van mevrouw Theato merkt de directeur van UCLAF op dat de diensten van de Commissie noch UCLAF over enigerlei aanwijzing beschikken met betrekking tot mogelijke onregelmatigheden in verband met de toewijzing een contract voor beveiligingsdiensten aan het Belgische bedrijf "Securis".
6.4.10. In een brief van 5 maart 1999, d.w.z. bijna twee jaar na de bewuste gebeurtenissen, van DG XV aan het hoofd van het kabinet van de voorzitter worden de redenen waarom DG XV niet heeft gereageerd op de klachten van SIBA als volgt uitgelegd: "Kennelijk heeft klager geen antwoord van ons ontvangen omdat het contract reeds op 16 juli 1997 door de CCAM was goedgekeurd en ons was meegedeeld dat klager reeds contact had gehad met de bevoegde dienst, in dit geval het beveiligingsbureau. Deze omissie kan ook het gevolg zijn van het feit dat dit geval niet is onderworpen aan de richtlijnen voor aanschaffingen".
Reactiesnelheid
6.5.1. Na de eerste beweringen in de Belgische pers in augustus 1997 over schendingen van regels en strafrechtelijke bepalingen bij het BdS van de Commissie, handelde de Commissie betrekkelijk snel en in overeenstemming met de vastgestelde regels inzake de verificatie van de beweringen, het openen van een intern administratief onderzoek, het starten van procedures voor mogelijke disciplinaire maatregelen en de overdracht van relevant materiaal aan de openbare aanklager in Brussel.
6.5.2. De eerste stappen werden ondernomen binnen 48 uur, het administratieve onderzoek werd vijf weken nadat het UCLAF-rapport beschikbaar kwam gestart, en de gerechtelijke procedures werden twee dagen later in gang gezet. Na drie maanden, in juli 1998, werd een disciplinaire procedure gestart.
6.5.3. Gezien de bestaande regels, de te volgen procedures en de onderzoeken die moeten worden uitgevoerd, kan het bovengeschetste tijdschema aanvaardbaar worden geacht voor een openbare instelling zoals de Commissie.
Follow-up van de resultaten van de audit
6.5.4. De interne audit bij de beveiligingsdienst in 1993 bracht een aantal zwakke punten aan het licht op het gebied van financieel beheer en controle. Voorts bleek dat er aanzienlijke wijzigingen in het contract waren aangebracht die niet door de CCAM waren goedgekeurd. De audit was op dit terrein echter beperkt tot de formele procedure en had geen betrekking op de inhoudelijke aspecten van de kwestie. Er werden geen zaken zoals een "dubbel" personeelssysteem aan het licht gebracht. Voor zover het Comité weet, was er geen procedure voor de follow-up van de resultaten van de audit. Echter, volgens het UCLAF-rapport zijn er maatregelen genomen om de controlestructuren te verbeteren. Hoewel de audit precies en correct was in zijn bevindingen, leek de auditprocedure over het geheel genomen zeer laks van aard, hetgeen aangeeft dat interne audits bij de Commissie een zwakke institutionele positie hebben.
6.5.5. Het Comité is van mening dat er reeds in 1993 een disciplinaire procedure had moeten worden gestart op basis van het interne-auditrapport.
Het tweede contract
6.5.6. De beweringen met betrekking tot het tweede beveiligingscontract dat aan het Belgische "Securis" werd gegund, konden niet worden bevestigd. Het Duitse bedrijf SIBA heeft klachten tegen de Commissie ingediend, maar het Comité heeft deze zaak gezien de beschikbare tijd niet kunnen onderzoeken. In dit stadium kan slechts worden opgemerkt dat de Commissie na haar ervaringen met het vorige contract voor IMS/Groep4 elke aanbestedingsprocedure voor beveiligingscontracten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid dient uit te voeren.
Verantwoordelijkheden
6.5.7. In het geval van het BdS heeft de verantwoordelijke commissaris, de heer Santer, snel nadat er beweringen van fraude in de pers waren verschenen, gehandeld. Dit gezegd zijnde, zou de aard van de problemen in het BdS veel eerder kunnen zijn onderkend indien er een gevolg was gegeven aan de resultaten van de audit, die reeds in 1993 bekend waren. De belangrijkste verantwoordelijkheid van de heer Santer is dat noch hij, als formeel verantwoordelijke voor het BdS, noch zijn kabinet enige interesse van betekenis hebben getoond in het functioneren van dit bureau. Dientengevolge werd er geen toezicht uitgeoefend en kon er een "staat in de staat" ontstaan, met de gevolgen die in dit rapport zijn beschreven.
-----------------
(12) BdS: In dit hoofdstuk wordt de Franse afkorting voor beveiligingsbureau (bureau de sécurité) gebruikt.
(13) Franse afkorting voor de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (dat moet worden geraadpleegd bij de gunning van contracten).
(14) In dit hoofdstuk heeft de term "Assistent" betrekking op de assistent van de directeur van het beveiligingsbureau, een post die werd bezet door een ambtenaar met de graad van "afdelingshoofd".
(15) DG XV - Interne markt en financiële diensten.