Bellen van de baas blijft

Werknemers hebben zich met succes verweerd tegen de plannen van staatssecretaris Bos om een aantal fiscale aftrekposten minder aantrekkelijk te maken.

Door Aertjan Grotenhuis en Kees van Hooft

Op 1 januari zijn de tarieven voor de inkomstenbelasting gedaald. Daar staat het verlies van een aantal aftrekposten tegenover. Werknemers hebben zich daar tamelijk succesvol tegen verweerd. De Tweede Kamer heeft een streep gehaald door een flink deel van de drastische beperking die de regering voor ogen had. Dat geldt voor de telefoon thuis, maar ook voor maaltijden op kosten van de zaak.

De onlangs ingegane herziening van de inkomstenbelasting regelt niet alles in detail. Sommige zaken komen in een uitvoeringsregeling aan de orde. De Tweede Kamer heeft vorig jaar met de belastingherziening ingestemd toen de uitvoeringsregels nog niet klaar waren. Pas later informeerde staatssecretaris Wouter Bos (Financiën) de Kamer over de uitvoeringsregels die hij voor de loonbelasting wilde uitvaardigen. Dat bleken strenge regels te zijn omdat de staatssecretaris paal en perk wilde stellen aan mogelijkheden van werkgevers om op een soepele manier bepaalde kosten van hun personeelsleden te vergoeden of hen een belastingvrij voordeeltje in handen te spelen. Het gaat om fiscale faciliteiten die menigeen als verworven recht koestert. Daarbij kan men denken aan een gratis telefoon (thuis of mobiel) en aan consumpties zoals koffie op het werk of zakendiners. Het plan van Bos voor het belasten van zulke voordeeltjes stuitte op maatschappelijk verzet. Toen de Kamer zich daar achter schaarde, besloot de staatssecretaris de voorgestelde regeling vergaand te versoepelen.

Het meest in het oog springen de regels voor het mobieltje of de telefoon thuis. Werkgevers willen nog wel eens de telecom rekening van sommige personeelsleden betalen of hen de telefoonkosten vergoeden. Tot de jaarwisseling kon de werkgever zulke kosten helemaal voor zijn rekening nemen zonder dat de werknemer daar fiscaal veel van merkte; alleen voor de abonnementskosten van de telefoonaansluiting thuis moest de werkgever maandelijks loonbelasting inhouden alsof hij 41 gulden loon had betaald (de zogenoemde voorheffing op loon in natura). De gedachte daarachter is dat de werknemer zich door de zakelijke telefoonaansluiting de kosten van een eigen aansluiting bespaart. Omdat die besparing een bijkomend voordeeltje van het werk is, behandelt de belastingdienst dat voordeel net zo als het normale voordeel van het dienstverband: het loon. De staatssecretaris had in zijn hoofd vanaf dit jaar als besparing het precieze bedrag aan privé-gebruik te nemen en vervolgens dat bedrag als loon te belasten. Om dat te doen zouden de betrokkenen een nauwkeurige uitsplitsing van de telefoonkosten in privé-gesprekken en zakelijke gesprekken moeten maken. De Tweede Kamer heeft de staatssecretaris van dat idee afgebracht. Hij handhaaft de bestaande regeling maar met enkele aanpassingen. De nieuwe regeling houdt in, dat voor een gewone (analoge) telefoonaansluiting een besparingswaarde geldt van 50 gulden per maand. Alle andere kosten mag de werkgever belastingvrij voor zijn rekening nemen. Dat kan hij door ze rechtstreeks voor zijn rekening te nemen dan wel door ze (belastingvrij) aan de werknemer te vergoeden. Als het totale privé-gebruik (dus de privé-gesprekken en de abonnementskosten samen) meer bedraagt dan 1000 gulden per jaar, dan komt de oorspronkelijke opzet van de staatssecretaris wel in beeld. In die situatie wordt het exacte voordeel van het privé-gebruik bepaald aan de hand van een splitsing tussen de zakelijke en de privé-gesprekken. Een gespecificeerde telefoonrekening moet dan uitkomst bieden. In de praktijk komt dat er op neer, dat de fiscus bij ongebruikelijk hoge gesprekskosten (stel enkele duizenden guldens) zo'n specificatie van de gevoerde gesprekken zal vragen. Wie zo'n exacte uitsplitsing niet kan presenteren, moet met een heel goed verhaal komen om te voorkomen dat de inspecteur de belastingvrije vergoeding van de telefoonkosten beperkt. Voor de tweede telefoon (meestal een mobieltje of een faxlijn) ligt de situatie anders. Als men het toestel vrijwel uitsluitend zakelijk gebruikt, kan de werkgever alle kosten vergoeden. Bij een meer gemengd gebruik, mag de werkgever alleen de kosten van de zakelijke kosten vergoeden. Dat betekent het exacte bedrag van de zakelijke gesprekskosten en de volledige abonnementskosten. Op deze toedelingsregeling geldt een belangrijke uitzondering. Degene die het toestel voor minder dan 10 procent zakelijk gebruikt, kan alleen het zakelijk deel van de gesprekskosten belastingvrij vergoed krijgen. Deze tien procent-eis komt er in de praktijk op neer dat men zich bij de functie van de werknemer enig zakelijk telefoonverkeer moet kunnen voorstellen. Bijvoorbeeld omdat bedrijfsrelaties geregeld buiten werktijd opbellen of collega's op vrije dagen aan de lijn hangen met zakelijke vragen. Dat is bij een vertegenwoordiger vaak wel het geval maar bij een loketmedewerker niet. Omdat een ISDN-abonnement meer telefoon- of faxnummers omvat, geldt daarvoor (ook vanaf 1 januari 2001) een aparte regeling. De staatssecretaris heeft nog maar kort geleden duidelijk gemaakt hoe die er precies uitziet. Als het zakelijk gebruik tenminste 10 procent bedraagt en de kosten van de privé- gesprekken per jaar hooguit 520 gulden belopen, dan mag de werkgever in beginsel alle kosten van de ISDN-aansluiting vergoeden. De heffing van loonbelasting over 50 gulden per maand geldt ook hier, net als bij de eerder genoemde analoge telefoonaansluitingen. Mochten bij een ISDN- aansluiting de werkelijke kosten van de privé-gesprekken hoger zijn dan 520 gulden per jaar dan ligt de zaak anders. In dat geval mag de werkgever alleen de zakelijke gesprekken vergoeden en alsook de kosten van het abonnement. Van de vergoeding van die abonnementskosten moet hij evenwel een vast bedrag van 40 gulden per maand als belast loon in natura behandelen. Het ingrijpen van de Tweede Kamer heeft de fiscale behandeling van de telefoonkosten voor de werknemers aantrekkelijker gemaakt dan staatssecretaris Bos eerst van plan was. De andere kant van de medaille blijkt een heel ingewikkelde regeling te zijn. Vooral degenen die met een telefoon van de zaak veel privé bellen lopen het risico in het woud van regeltjes te verdwalen, wat zelfs jaren later fiscale problemen kan opleveren.

De zakelijke consumpties staan vanouds volop in de belangstelling van de fiscus. Ook hier zien we een nieuwe benadering. Als de werkgever een maaltijd met een zakelijk tintje voor zijn rekening neemt, heeft dat voor de werknemer geen fiscale gevolgen meer. Alleen wie vaker dan 80 keer per jaar zakelijk op kosten van de zaak in een restaurant of de bedrijfskantine zit, moet de belastinginspecteur als mee-eter accepteren. Voor het bepalen van dat aantal tellen ontbijt, lunch en warme maaltijd gelijkelijk mee. Wie de 80 maaltijden overschrijdt, krijgt voor iedere extra maaltijd een bepaald bedrag als belast loon in natura voor zijn kiezen. Nu maakt het type maaltijd wel uit. De fiscus stelt de belaste waarde van een warme maaltijd op 6,10 gulden en die van een ontbijt of lunch op 3,04 gulden. Los van de maaltijden mag iemand die veel onderweg is, bij tijd en wijle een kopje koffie of een andere consumptie nemen. Daarvoor mag de werkgever zonder bonnetjes een belastingvrije vergoeding verstrekken van 1,19 gulden per dag of 5,99 gulden per week. Gaat het om hogere bedragen dan moet de werknemer met bewijsstukken op de proppen komen om voor een belastingvrije vergoeding in aanmerking te komen. Voor consumpties op de werkvloer of op het kantoor ligt dat makkelijker. De werkgever mag zonder fiscale gevolgen gratis koffie, frisdranken of een kopje instandsoep verstrekken. Schieten de werknemers de kosten van de koffie of een gebakje voor, dan kunnen ze voor dat bedrag een belastingvrije vergoeding krijgen, maar alleen als ze met de nodige bonnetjes op de proppen komen.