Het gebruik van e-mail en internet op het werk wordt meer gereguleerd en gecontroleerd. Van de registratiekamer mag de baas zijn werknemer controleren. Eigen verantwoordelijkheid - tot op zekere hoogte, blijkt uit een rondgang langs bedrijven.

Door onze redacteuren TITIA KETELAAR en YASHA LANGE

ROTTERDAM, 10 JAN. Shell komt binnenkort met een nieuwe gedragscode voor haar werknemers, dit keer over het gebruik van e-mail en internet. Er mag "incidenteel en kortstondig voor privégebruik" gesurft worden, staat in de richtlijn. "Mits niet storend voor de werkzaamheden." Het bezoeken van pornosites en het verspreiden of downloaden van racistische informatie is uitdrukkelijk verboden.

Shell zit daarmee op de lijn die zich langzaam begint af te tekenen in Nederland. Privé e-mailen en surfen mag, een beetje, maar de meeste bedrijven zijn bezig regels op te stellen. Niet om continu politieagent te spelen, wel om duidelijkheid te scheppen en op te kunnen treden tegen excessen.

Tot voor kort ontbraken gedragscodes meestal. 'Eigen verantwoordelijkheid' stond voorop en voor een aantal bedrijven geldt dat nog steeds. Bij reclamebureau FHV/BBDO werken veel creatieven - die moeten juist lekker kunnen surfen, zegt ICT-director Raymond van Pietersom. Controle op inhoud is er niet. "We zijn geen politieagent", zegt Van Pietersom. Grote files en excessen kan hij wel zien en sommige files worden geweerd, maar dat heeft meer met viruspreventie te maken. Ook automatiseerder Pink Elephant wil "geen big brother" zijn en houdt het ook op de eigen verantwoordelijkheid, zegt Jan van der Laan. Toch wil ook Pink het een en ander gaan vastleggen in een gedragscode.

Natuurlijk ga je niet de hele dag pornosurfen of in een chatbox hangen terwijl je eigenlijk moet werken. Maar er zijn wel steeds meer argumenten voor bedrijven om de nonchalante houding aan te scherpen.

Twee rechters kregen het afgelopen halfjaar een soortgelijke zaak voor hun kiezen: werknemer bezoekt te veel seks-sites, werkgever wil ontslag. In beide gevallen oordeelde de rechters dat het bedrijf in een gedragscode had moeten vastleggen dat het bekijken van pornoplaatjes tijdens werktijd niet de bedoeling is.

Dat is één reden voor werkgevers om zich achter de oren te krabben, maar er zijn er meer. Een toenemend aantal werknemers heeft toegang tot internet en het binnenhalen van muziekfiles of het versturen van digitale foto's wordt steeds populairder. Het vergroot allemaal de kans dat virussen het systeem betreden. Werkgevers lopen ook het risico dat de goede naam van het bedrijf bezoedeld raakt als een werknemer dubieuze informatie verspreidt vanaf zijn werkplek. En natuurlijk maken bazen zich zorgen over de kostbare werktijd die verloren zou gaan. Schattingen zijn dat zo'n vijf procent van de werktijd ervoor wordt gebruikt.

"De laatste anderhalf jaar zijn veel bedrijven bezig gedragscodes op te stellen", zegt S. Lioen van FNV-bondgenoten. Zij maakte zelf een voorbeeld voor een code, ongeveer zoals de regels bij Shell. Lioen zat ook in een groep van experts die de registratiekamer adviseerde bij een rapport over het gebruik van e-mail en internet op het werk.

In het rapport, dat gisteren werd gepubliceerd, staat dat bedrijven de e-mail van werknemers mogen controleren bij verdenking en dat om allerlei begrijpelijke redenen de behoefte aan controle op het gebruik van internet is toegenomen. Volgens de registratiekamer mag een bedrijf paal en perk stellen aan het gebruik van internet en mag er gecontroleerd worden, als dat nodig wordt geacht.

De toon van de registratiekamer, de hoeder van de privacy, is daarmee enigszins verschoven. Van 'controleren mag absoluut niet, tenzij' naar 'controleren mag, onder voorwaarden'. Bedrijven worden aangemoedigd om toegang tot verschillende sites en gebruik van sommige diensten automatisch te blokkeren.

Werkgeversorganisatie VNO-NCW vindt het een mooi begin, maar gaat liefst nog verder. Privégebruik kan verboden worden, controle op gebruik en inhoud moet echt mogelijk zijn anders hebben afspraken geen zin, bij overtreding volgen sacties, stellen de werkgevers. Als het zo gaat, is de tijd van vrijheid, blijheid wel voorbij.

Niet elk bedrijf zal zo ver gaan. Bij ABN Amro is het formeel niet toegestaan om privé te e-mailen of internetten. Maar: "Er gaan geen alarmbellen af, er wordt vaak overgewerkt, dan moet je ook soepel zijn", zegt een woordvoerder. Op grote bestanden wordt wel gecontroleerd en eventueel tegen opgetreden. Nutricia bekeek het gebruik van e-mail en dacht: geen regels nodig. Voor het gebruik van internet wil het bedrijf wel regels gaan opstellen. Accountantskantoor KPMG hanteert ook geen nul-grens, privégebruik mag. Maar een aantal internetsites (seks, racisme) is niet toegankelijk voor de werknemers, zegt Muel Kaptein van de afdeling ethics and integrity. "Onze angst is onze reputatie." Het accountantskantoor kan "in principe alles controleren", maar doet dat niet. "Alleen als we vermoeden dat er iets niet pluis is", zegt Kaptein. In de gedragscode van Shell staat dat onderzoek naar het digitaal verkeer van werknemers "in beginsel is toegestaan bij redelijke verdenking". Ook op dit punt volgt Shell hetgeen bij de meeste bedrijven gebruikelijk is. Maar bij Merrill Lynch is die redelijke verdenking niet nodig. De zakenbank is gebonden aan Amerikaanse regels voor het effectenverker en controleert alle e-mails die door medewerkers zijn verstuurd. Na een affaire in London, waar vijftien medewerkers van Merrill Lynch werden ontslagen omdat ze seksplaatjes heen en weer stuurden, is een bulletin rondgestuurd. Racisme, porno, seksuele intimidatie: het mag niet bij Merrill Lynch en op overtreding volgt onherroepelijk ontslag.

Werknemers van KPMG moeten "zorgvuldig met computers omgaan". Op de afdeling forensic integrity moet daarvoor getekend worden. Kaptein: "Je mag niet zomaar alle screensavers gebruiken. Stel je voor dat je met je laptop bij een klant bent en er komt opeens een gekke screensaver langs. De gedragscode is geen keurslijf, er is altijd mogelijkheid tot discussie."

Hoe check je e-mail?

Hoe kan een werkgever checken of werknemers voor privédoeleinden e-mailen of surfen op internet? Een e-mail die wordt verstuurd vanuit een bedrijf of naar een werknemer, komt binnen op een algemene server.

Op de server kan software worden geïnstalleerd waarmee de mails en bijgevoegde bestanden op bijvoorbeeld trefwoorden en virussen worden doorzocht. Treft het programma bijvoorbeeld het woord porno aan, dan stuurt het een kopie van de e-mail door naar een systeembeheerder. Deze kan de mail vervolgens openen.

Bij foto's is het mogelijk het pornografisch gehalte te bepalen door een analyse te maken van de hoeveelheid huid op het plaatje. Het laatste kan door de verzender worden omzeild door de kleuren in de foto om te draaien of de huidskleur een andere kleur te geven. De meeste van deze nudity-filters zijn echter niet zorgvuldig en kunnen ook geen onderscheid maken tussen een vakantiefoto, een naaktschilderij en pornografisch materiaal.

Naast filterprogramma's die op trefwoorden zoeken, bestaat er ook software die filtert op webadressen (URL's). Hierdoor is het binnen sommige bedrijven niet mogelijk om aan sex gerelateerde websites te bekijken. Ook deze manier van filteren is niet altijd effectief. De pornosite Whitehouse.com is gewoon te bekijken, omdat het adres niets met sex te maken heeft.

Bij alle servers kan een werkgever nagaan welke sites werknemers bezoeken. De systeembeheerder kan een zogenoemd logfile opvragen van alle websites, nieuwsgroepen, mailinglijsten en chatrooms die iemand bezocht heeft, hoeveel tijd hij daar heeft besteed en hoeveel pagina's in een site bekeken zijn.

Zie ook:

Controle e-mails bij verdenking (9 januari 2001)
Privé-surfen: 'tijd stelen van de baas' (8 september 2000)

( a d v e r t e n t i e s )