Controle e-mails bij verdenking

Door een onzer redacteuren
ROTTERDAM, 9 JAN. Werkgevers mogen alleen de e-mails en het internetgebruik van hun personeelsleden controleren als ze hen ergens van verdenken. Deze richtlijn heeft de Registratiekamer opgesteld op verzoek van werkgevers.

Die verdenking betreft dan het ,,verspreiden van pornografisch materiaal, gokken of het binnenhalen van omvangrijke bestanden die veel beslag leggen op beschikbare capaciteit''. De werkgever mag niet systematisch noch preventief e-mails doornemen of surfgedrag (op internet) volgen.

De Registratiekamer ziet toe op de naleving van de privacywetgeving. De richtlijn is opgesteld, omdat veel werkgevers en werknemers geregeld de Registratiekamer opbellen met vragen over privacy op het werk. Volgens de Registratiekamer zijn de meeste werkgevers huiverig om privacywetten te overtreden maar ze zijn ook beducht voor oneigenlijk gebruik van internetvoorzieningen.

,,Honderden keren per jaar doen wij een uitspraak over klachten van werknemers die vinden dat hun privacy is geschonden'', aldus de woordvoerder van de Registratiekamer. Internetgebruikers wier e-mail absoluut niet mag worden gelezen, zijn de bedrijfsarts en leden van de ondernemingsraad, aldus de Registratiekamer. Als een werkgever e-mailgegevens (afzender, adres, tijdstip) van iemand heeft opgeslagen, mag hij die hooguit een maand bewaren.

Verschillende bedrijven, zoals verzekeraar Achmea, hebben al werknemers ontslagen wegens het versturen van pornografische e-mails aan collega's. In Nederland heeft de helft van de werknemers toegang tot internet en e-mail.

De Registratiekamer bepleit het opstellen van regels binnen elk bedrijf over wat wel en wat niet mag op internet. De werkgever moet dat doen in overleg met de ondernemingsraad. De werknemer moet op de hoogte zijn van die regels. Alleen als de werkgever hem verdenkt van overtreding van één van die regels, mag hij gericht onderzoek doen naar het e-mailverkeer van die persoon of afdeling. Een verdenking kan ontstaan bij de leiding, als een bepaalde afdeling plotseling veel meer e-mailt of op internet surft dan normaal. ,,Zulke verdenkingen komen voort uit anonieme gebruiksstatistieken. Als een administratie-afdeling bijvoorbeeld nooit internet op hoeft en dat opeens vaak wel doet, dan kan de leiding gericht uitzoeken wíe dat doet en waarom.''

Mogelijk is ook dat één individu plotseling twee keer zoveel e-mails verstuurt als voorheen - ook dan kan een systeembeheerder nagaan waarom dat is. De Registratiekamer waarschuwt voor al te strenge controle, ook waar het wel is toegestaan. ,,De werkgever zal bij de vormgeving van zijn beleid uit moeten gaan van de loyaliteit van zijn werknemers. Permanente controle op werkprocessen draagt niet bij tot een sfeer van wederzijds vertrouwen'', zo schrijft de adviesraad. Als het niet nodig is, dan moet de werkgever e-mail níet lezen.

( a d v e r t e n t i e s )