DE DRAAD
Eerder verschenen
columns
De column De Draad verschijnt vijf keer
per week.
Lees De Draad en

schrijf Tom Rooduijn rooduijn@nrc.nl

JL HELDRING
HJA HOFLAND
YOUP VAN 'T HEK
KAREL KNIP
ELSBETH ETTY
ROEL JANSSEN
VRIJDAG

T O M   R O O D U I J N

31 maart 1999

De tien e-mail-geboden (2)

Gisteren besteedde ik op deze plaats aandacht aan de gevolgen van het toenemend e-mail-verkeer. Anders dan bij papieren briefwisselingen ontbeert e-mail-correspondentie elke richtlijn of etiquette. Dat maakt het beantwoorden van e-mails, zeker als het er dagelijks enkele tientallen zijn, tot een tijdrovende en ingewikkelde aangelegenheid. Ter stroomlijning stelde een werkgroep aan de Harvard Business School in Boston (en niet in Philadelphia zoals ik gisteren abusievelijk melde)" een 'first draft' van 'De tien e-mail-geboden' samen. Gisteren publiceerde ik de eerste helft, hieronder de laatste vijf.

6.
Gij zult de ketting verbreken.
Staat u op lijsten van groepsgewijs verzonden mail of neemt u deel aan een ketting-mail? Dan weet u dat dit verschijnsel u soms ongewenst kan achtervolgen, maar ook dat het veel tijd en schijfruimte kost. Onderhoudt u zulke correspondentie in de baas zijn tijd, dan komt dat uiteraard op zijn conto. (Neem alleen al het verlies aan bandbreedte ten gevolge van alle Bill Gates-moppen...). Dit soort veelkoppige monsters moet zo snel mogelijk de mond worden gesnoerd.

7.
Gij zult niet roddelen of geruchten verspreiden.
Geef geen geruchten of insinuaties over bestaande mensen door, dit kan op u zelf terugslaan en u achtervolgen. E-mail kan gemakkelijk worden 'geforward' (doorgezonden) naar de verkeerde persoon, of erger, naar het onderwerp van uw roddel of vijandigheid. Niet alleen heeft e-mail de onbetrouwbare eigenschap te kunnen worden opgerakeld, het kan ook tegen u worden gebruikt in rechtszaken -zoals Microsoft ondervond.

8.
Wat gij niet wilt dat u geschiedt...
Beledigen, schelden of 'flaming' is misschien onder bepaalde omstandigheden uw eerste impuls, probeer tegelijkertijd te bedenken wat u ermee aanricht. Bedenk ook hoe u op de ontvangst van een dergelijke e-mail zou reageren. Meestal heeft u er later spijt van. Belangrijk criterium: Zou u de tekst van uw e-mail mondeling tot de geadresseerde richten? Zo niet, stuur dan ook de e-mail niet.

9.
Gij zult niet te pas en te onpas e-mailen.
Houd steeds de hiërarchie van de intermenselijke communicatie voor ogen. Allereerst komt het contact onder vier ogen, daarna het telefoongesprek, daarna de voice-mail en vervolgens e-mail. Rechtstreeks contact heeft de meeste en e-mail de geringste zeggingskracht op de schaal van het intermenselijke contact. Het is al moeilijk genoeg om te communiceren onder optimale omstandigheden, bij e-mail liggen de misverstanden het meest op de loer. Belangrijke boodschappen dienen dus persoonlijk te worden meegedeeld, en desnoods telefonisch of per voice-mail. Voor officiële of juist heel persoonlijke mededelingen gaat de voorkeur uit naar de brief op papier.

10.
Gij zult geen perfectie nastreven.
Als het volkomen foutvrij moet zijn, doe het dan niet per e-mail. E-mail-communicatie evenaart de Bermuda-driehoek als het aankomt op schade en schipbreuk die uw boodschappen kunnen lijden. Uw ongetwijfeld uitstekende interpunctie, spelling en grammatica kunnen op mysterieuze wijze geweld worden aangedaan - en vaker door uw eigen toedoen dan u zich waarschijnlijk realiseert. Als u een belangrijke boodschap per se e-mail-matig wilt versturen, print hem dan eerst uit en lees hem dan regel voor regel na op fouten.

Maar wanneer u zichzelf betrapt op het geregeld printen van uw e-mail, betekent dat, dat òf u òf de afzender de bedoeling van het medium niet helemaal goed heeft begrepen.