DE DRAAD
Eerder verschenen
columns
De column De Draad verschijnt vijf keer
per week.
Lees De Draad en

schrijf Tom Rooduijn rooduijn@nrc.nl

JL HELDRING
HJA HOFLAND
YOUP VAN 'T HEK
KAREL KNIP
ELSBETH ETTY
ROEL JANSSEN
VRIJDAG

T O M   R O O D U I J N

30 maart 1999

De tien e-mail-geboden (1)

Het verwerken van grote hoeveelheden e-mail wordt het probleem van de toekomstige kantoormens. Internetgebruikers mogen nog wel eens pochen over de hoeveelheid e-mail die ze dagelijks ontvangen, de nieuwkomer doet er dan deemoedig het zwijgen toe. Maar wie enkele tientallen e-mails per dag verstouwt, kijkt nostalgisch terug op de tijd dat hij ontvangst en beantwoording van een e-mail beschouwde als een heuglijk feit.

Volgens schattingen van de International Data Corporation worden alleen al in de Verenigde Staten dagelijks 2,1 miljard e-mails verstuurd; dat aantal loopt op tot 8 miljard per dag in 2002. Wereldwijd worden dagelijks zo'n 5 miljard e-mails verstuurd - en hopelijk de volgende dag beantwoord. Het sturen en beantwoorden van e-mail zou niet zo'n last zijn, als het schrijven aan enkele regels was gebonden. Zo onderhevig als de schrijver van brieven, afhankelijk van de aard van boodschap, is aan strikte etiquette in aanhef, lay-out en vorm, zo vogelvrij is de e-mail-schrijver. De een heft een uiterst joviale toon aan tegen de - vaak onbekende - geadresseerde, de ander zet de mededeling plechtig op als schreef hij een 'echte' brief. Bij de een komt de relevante mededeling aan het slot van een omslachtig betoog, de ander valt meteen met de deur in huis. Niets is consequent in e-mail-verkeer, tot aan de adressering, aanspreekvorm en ondertekening aan toe. Dat maakt de beantwoording vaak zo tijdrovend.

De chaos in het groeiende mailverkeer en het verlangen die te stroomlijnen, bracht een werkgroep aan de Harvard Business School te Philadelphia op het idee een lijst samen te stellen van de 'Tien geboden van e-mail'. Hieronder de eerste vijf:

1.
Gij zult weggooien.
Kijk eerst naar de headers en gooi alles weg wat je niet hoeft te weten of waar je anders dan schriftelijk op moet reageren. Het is uitstekend om een e-mail te negeren zoals je een brief of telefoontje negeert. Als u wel per e-mail reageert, bijvoorbeeld omdat een telefoontje niet volstaat, doe dat dan kort en informeel.

2.
Gij zult geen attachments gebruiken.
Geweldige hoeveelheden tijd en energie zijn al verspild aan pogingen om attachments te openen in obscure formats, zoeken naar verdwenen attachments of het proberen te ontcijferen van verminkte attachments. Stuur desnoods attachments naar een tevoren goed uitgekozen plek op een intranet van een bedrijf. Weest altijd op uw hoede bij het openen van een attachment van een vreemde, om een virus-besmetting - zoals met het nu woekerende Melissa-virus - te voorkomen.

3.
Gij zult eerst tot tien tellen alvorens te versturen.
Stuur geen e-mails als u moe of woedend bent. E-mail kan gemakkelijk overkomen als boos, pijnlijk of kritisch, waarbij het weer veel tijd kost om de schade te herstellen. Behandel e-mail net als telefoongesprekken en brieven: wacht op een rustig moment alvorens ze te beantwoorden.

4.
Gij zult e-mail niet verwarren met de werkelijkheid.
Omdat er niets - ook niet cyberspace - gaat boven het 'echte' leven, moeten contacten onder vier ogen nooit worden vervangen door e-mail-correspondenties - en vooral niet wanneer iemand geprezen, vermaand of ontslagen moet worden. Besef ook dat verkeerd geadresseerde boodschappen veel ongemak kunnen aanrichten, zeker wanneer ze van persoonlijke aard zijn. In het bedrijfsleven doen tal van verhalen de ronde van amoureus getinte mails die per ongeluk aan alle personeelsleden werden gestuurd.

5.
Gij zult tijd besparen.
Maak zo efficiënt mogelijk gebruik van alle toeters en bellen die uw e-mail-programma biedt. Hou een adresboek bij en gooi nooit namen en adressen weg. U weet nooit of en wanneer iemand terugkeert in uw digitale leven.

Morgen de vijf laatste e-mail-geboden.